Source : http://www.prestataires.com/dossiers/ged.asp
Qu'est-ce qu'un document électronique ?
C'est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier, un écrit électronique, etc. Un écrit électronique est tout équivalent d'un écrit papier dont la création est réalisée sur ordinateur. Il apparaît donc qu'un document électronique permet de séparer les caractéristiques d'un document classique, à savoir sa présentation (métadonnées), son contenu (informations), son architecture, offrant alors la possibilité d'une exploitation séparée.
La Gestion électronique des documents, abrégée en GED, est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Exemple d'utilisation : la numérisation de masse de documents papiers. La GED est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document.
Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents. La GED permet un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, la GED permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le "volume papier".
Au sein d'une organisation, le choix de gérer ses documents ou pas peut relever d'une stratégie d'entreprise. En effet, même si la GED favorise le travail collaboratif, elle peut s'avérer être une perte financière énorme pour les petites, moyennes et grandes organisations qui ne l'envisageraient que sous l'angle "logiciel".
La GED est avant tout la mise en œuvre d'une méthodologie de travail (collaboratif).
C'est la mise en œuvre efficace de cette méthodologie qui est le garant du succès d'une solution de GED et non le produit "seul " qui ne sert que de "support" à cette "méthode". Pour être correctement appliqué et efficace, toute solution de GED nécessite que l'on consacre un budget "prestation d'accompagnement et de mise en œuvre" en rapport avec l'investissement "logiciel"...
Bien qu'encore peu connu de la plus grande majorité des entreprises, cet enjeu économique stratégique découle du coût de la composante dite "papier" dans une entreprise.Acquisition des documents
La GED a pour objectif premier d'acquérir les documents, elle peut s'effectuer par :
• L'intégration de documents papiers existants : les documents papiers sont numérisés grâce à des scanners. Ils peuvent être convertis, traités et triés.
• L'intégration de documents électroniques existants : Documents bureautiques, pdf et images
• La production de documents électroniques : Documents collaboratifs de plusieurs agents ou plusieurs Services.
• L'échange de documents électronique : il s'effectue entre différentes entreprises.
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